El expediente digital, un camino hacia la Modernización

Gracias a la implementación de los servicios de digitalización de Alaris, Instituciones judiciales de la Argentina logran mayor productividad y simplicidad en el acceso a la información, mejorando la atención al público.

0

Los organismos públicos se caracterizan por manejar una numerosa cantidad de expedientes de distintas características, y las instituciones judiciales, no son la excepción. La administración de toneladas de papel trae aparejado problemas de espacio, almacenamiento adecuado y acceso eficiente a la información. Desde el año 2011, Alaris, una empresa de Kodak Alaris, contribuye con sus líneas de escáneres a digitalizar documentos de forma inteligente para maximizar la productividad de la gestión diaria.

Una de las principales instituciones judiciales de Argentina fue incorporando gradualmente 48 equipos ScanStation 520 de Kodak Alaris para digitalizar todos sus documentos. Con la firme convicción que el expediente digital era el camino a seguir, decidieron incrementar considerablemente el stock de equipos de Kodak Alaris para complementar sus procesos documentales del tipo “just in time”.

El objetivo de este proyecto fue mejorar el método de atención al público y facilitar el trabajo a los empleados judiciales y abogados de la provincia con un nuevo modelo de gestión apoyado por scanners de Kodak Alaris. La incorporación de 200 nuevos ScanStation 730EX apuntalaron el despliegue del expediente digital y el proceso de cambio entre las oficinas con papel y sin este insumo.

Beneficios obtenidos por la institución:

• Mayor productividad y simplicidad de operar desde una pantalla táctil.

• Liberación de espacio físico del edificio céntrico, generando mayor comodidad al personal, más orden y limpieza.

• Fácil acceso a la documentación de forma segura y rápida, convirtiéndola en un recurso digital valioso ya que se incorpora directamente a los procesos diarios del organismo.

El programa de modernización del organismo judicial integra las múltiples aplicaciones que dispone el organismo con la documentación asociada, permitiendo así escalar hacia un escenario donde el papel cuyo origen no es propio al llegar a la organización, se escanea y en el mismo momento queda asociado a su trámite y disponible para su desmaterialización.

Deshacerse del caos de papeles:

El equipo de Kodak Alaris acompaña al cliente para implementar lo que técnicamente se denomina “el proceso de desmaterialización”. Consiste en desechar papel que está por ejemplo en las Unidades Judiciales en forma de sumarios. Es decir, todas las denuncias que hace el ciudadano. Mientras que las personas se llevan un certificado, en tribunales se archiva la documentación presentada que inevitablemente se va acumulando. Por eso se comenzó a digitalizar los documentos, a fin de generar una solución de imágenes que luego se publica en el portal de intranet del organismo.

El proyecto también prevé la aplicación de alrededor de 250 centros de Digitalización Comunes en las distintas oficinas para poder desplegar esta solución con mayor velocidad y abarcar más ámbitos del organismo. La instalación de los scanners dará contención al volumen de trabajo y a la cantidad de funcionarios judiciales que operan en las 24 ciudades y los 110 domicilios judiciales del distrito.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.